Secara otomatis mengenkripsi Exchange Online Email dengan Enkripsi Pesan Office 365

Ketika penerima Anda menerima lampiran email terenkripsi, yang harus mereka lakukan adalah mengklik tautan lampiran di dalam email. Lampiran email Outlook Anda kemudian dapat dilihat melalui tautan Digify yang aman.

Ringkasan:

Microsoft Outlook telah menjadi alat tepercaya bagi bisnis untuk mengirim email dan berbagi file. Namun, dengan meningkatnya ancaman keamanan siber dan kebutuhan untuk melindungi informasi sensitif, enkripsi email telah menjadi penting. Artikel ini membahas keterbatasan layanan enkripsi bawaan Outlook dan menyajikan solusi alternatif dengan add-in enkripsi Outlook Digify. Add-in memungkinkan pengguna untuk mengenkripsi email dan lampiran dengan mulus tanpa mengubah alur kerja mereka atau mengandalkan platform email penerima.

Poin -Poin Kunci:

1. Layanan enkripsi email Microsoft Outlook mungkin tidak seaman yang diyakini.
2. Email Dienkripsi dengan enkripsi pesan S/MIME atau Office 365 mungkin tidak dilindungi saat dikirim ke penerima menggunakan platform email yang tidak didukung.
3. Enkripsi ujung ke ujung diperlukan untuk memastikan keamanan lengkap untuk pesan dan lampiran email Outlook.
4. Layanan enkripsi email tambahan pihak ketiga, seperti Digify, menawarkan solusi yang nyaman tanpa perlu mengganti platform email.
5. Add-in Enkripsi Outlook Digify memberikan pengalaman pengguna yang ramping untuk mengirim email dan lampiran yang aman.
6. Dengan add-in Digify, pengguna dapat mengontrol akses ke lampiran, menambahkan tanda air, dan mengatur kedaluwarsa dokumen.
7. Untuk mulai menggunakan add-in enkripsi Outlook Digify, pengguna perlu mengunduh dan menginstalnya, menyusun email mereka, memasang dokumen, menyesuaikan pengaturan keamanan, dan memasukkan tautan lampiran ke dalam email.
8. Digify menggunakan algoritma enkripsi AES-256 yang disertifikasi oleh Administrasi Keamanan Nasional untuk dokumen rahasia.
9. Penerima dapat dengan mudah melihat lampiran email terenkripsi dengan mengklik tautan lampiran di dalam email.
10. Digify memungkinkan pengguna untuk melacak email dan lampiran Outlook terenkripsi.

Pertanyaan:

1. Mengapa enkripsi email penting?

Enkripsi email penting untuk melindungi informasi sensitif dari akses yang tidak sah dan memastikan kepatuhan terhadap undang -undang perlindungan data.

2. Apa keterbatasan layanan enkripsi bawaan Outlook?

Layanan enkripsi bawaan Outlook mungkin tidak aman jika platform email penerima tidak mendukung enkripsi pesan S/MIME atau Office 365.

3. Bagaimana layanan enkripsi add-in pihak ketiga dapat meningkatkan keamanan email?

Layanan enkripsi add-in pihak ketiga, seperti Digify, memberikan fitur keamanan tambahan dan pengalaman pengguna yang ramping, meningkatkan keamanan email.

4. Apa keuntungan menggunakan add-in enkripsi Outlook Digify?

Add-in Enkripsi Outlook Digify memungkinkan pengguna untuk mengenkripsi email dan lampiran tanpa mengubah alur kerja mereka, mengontrol akses ke lampiran, menambahkan tanda air, mengatur kedaluwarsa dokumen, dan melacak aktivitas email.

5. Algoritma enkripsi apa yang digunakan digify penggunaan?

Digify menggunakan algoritma enkripsi AES-256, disertifikasi oleh Administrasi Keamanan Nasional untuk dokumen rahasia.

6. Bagaimana penerima dapat membuka lampiran email Outlook terenkripsi?

Penerima dapat membuka lampiran email Outlook terenkripsi dengan mengklik tautan lampiran di dalam email.

7. Dapatkah penerima memverifikasi alamat email mereka untuk membuka dokumen terlampir?

Ya, penerima dapat memverifikasi alamat email mereka untuk membuka dokumen terlampir. Digify menyediakan opsi bagi penerima untuk menerima kode verifikasi.

8. Bagaimana pengguna dapat melacak email dan lampiran Outlook terenkripsi?

Digify memungkinkan pengguna untuk melacak email dan lampiran Outlook terenkripsi, memberikan wawasan tentang berapa kali dokumen itu dilihat dan untuk berapa lama.

Secara otomatis mengenkripsi Exchange Online Email dengan Enkripsi Pesan Office 365

Ketika penerima Anda menerima lampiran email terenkripsi, yang harus mereka lakukan adalah mengklik tautan lampiran di dalam email. Lampiran email Outlook Anda kemudian dapat dilihat melalui tautan Digify yang aman.

Cara mengirim email yang benar -benar aman di Microsoft Outlook

Selama bertahun -tahun, Microsoft Outlook telah diandalkan oleh berbagai bisnis untuk mendistribusikan file, menjadwalkan rapat, dan mengirim email. Perusahaan’Reputasi dan pendapatan S tergantung pada menghindari hilangnya aset berharga dan informasi klien pribadi atau pelanggan.

Salah menangani informasi sensitif juga dapat menghasilkan denda dan hukuman lainnya bagi mereka yang ada di industri seperti keuangan, hukum, penerbitan, pendidikan, dan perawatan kesehatan yang harus mematuhi undang -undang perlindungan data seperti HIPAA atau GDPR.

Dengan tantangan keamanan siber yang sedang meningkat, enkripsi email adalah standar industri untuk perlindungan data. Apakah Anda perlu mengirim kata sandi dokumen dengan kolega atau menegosiasikan kesepakatan klien rahasia, itu’S penting untuk menggunakan enkripsi email Outlook terbaik yang tersedia untuk memastikan Anda’benar -benar dijaga.

Cara Mengirim Email Terenkripsi Yang Sepenuhnya di Outlook

Microsoft Outlook’S Layanan Enkripsi Email Aren’t seaman yang Anda percayai. Ini karena Outlook mengenkripsi email menggunakan S/MIME (Ekstensi Surat Aman/Multipurpose) dan enkripsi pesan Office 365, yang bergantung pada pengirim dan penerima yang mengaktifkannya.

Anda mungkin tidak dilindungi saat mengirim email ke penerima yang menggunakan platform email yang tidak’t mendukung enkripsi pesan S/MIME atau OFFICE 365. Pengguna webmail gratis seperti klien di Gmail, Yahoo, dan iCloud sering menang’t memiliki fungsionalitas yang dibutuhkan untuk enkripsi email yang kuat.

Pada tahun 2019, penjahat cyber meretas pandangan klien webmail.com dan memperoleh akses ke informasi pribadi yang sensitif, termasuk baris subjek email, nama folder, daftar kontak, dan beberapa konten email. Menggunakan enkripsi ujung ke ujung adalah satu-satunya cara untuk memastikan bahwa pesan dan lampiran email Outlook Anda sepenuhnya aman, baik saat transit ke penerima Anda dan duduk di dalam kotak masuk.

Menggunakan layanan enkripsi email add-in pihak ketiga

Untuk memastikan bahwa email dan lampiran Anda benar -benar aman, perusahaan Anda dapat beralih ke penyedia email enkripsi terpisah. Tetapi dalam hal ini Anda akan kehilangan semua fungsionalitas Outlook Anda’ve datang untuk mengandalkan.

Alih-alih mengganggu dengan mengubah platform email, solusi lain yang lebih nyaman adalah menambahkan layanan enkripsi add-in pihak ketiga ke Outlook. Tapi kamu’LL ingin memastikan Anda memilih layanan yang tidak’t menambahkan gesekan signifikan ke proses email untuk pengirim dan penerima.

Enkripsi email tanpa pengalaman pengguna yang ramping dapat memerlukan langkah -langkah ekstra yang tidak nyaman hanya untuk mengirim dan membaca email sehingga sulit digunakan. Jika ini masalahnya, ia menang’T secara konsisten diterapkan oleh karyawan dan orang lain di organisasi Anda.

Saat Anda menginstal Digify’Add-in Enkripsi Outlook, Mengirim email dan lampiran Outlook yang aman.

Cara menggunakan Digify untuk mengenkripsi email dan lampiran

Dengan Digify’S Outlook Encryption Add-In, Anda dapat mengenkripsi email Anda* dan lampiran tanpa mengubah alur kerja atau meninggalkan kotak masuk Anda. Anda juga Don’T harus secara manual memberi penerima Anda kata sandi atau meminta mereka berlangganan ke platform.

Kontrol akses ke lampiran email Anda kapan saja setelah mengirimkannya dan pilih apakah penerima Anda dapat mengunduh atau mencetaknya. Tambahkan tanda air dan atur dokumen Anda untuk kehancuran diri setelah jumlah waktu tertentu. Anda juga dapat melihat berapa kali dokumen Anda dilihat dan untuk berapa lama.

Untuk memulai dengan Digify’S Outlook Encryption Add-In Ikuti lima langkah sederhana ini:

1. Unduh Digify Outlook Encryption Add-in di sini.
2. Menyusun pesan email Anda di Digify’S Outlook Add-in
3. Lampirkan dokumen Anda ke email Anda menggunakan add-in
4. Kustomisasi pengaturan keamanan Anda berikut:
   • Kontrol akses: Tambahkan penerima yang harus menerima akses
   • Izin: Tetapkan izin untuk mencetak dan mengunduh dokumen terlampir Anda
   • Watermarking: Pilih apakah akan memasukkan tanda air yang dipersonalisasi untuk identifikasi dan pelacakan
   • Kedaluwarsa: Pilih tanggal dan waktu ketika dokumen terlampir akan secara otomatis kedaluwarsa
5. Masukkan lampiran Outlook Anda sebagai tautan di email Anda dan kirim

Tonton demo video di bawah ini untuk mempelajari cara mengirim email terenkripsi di Outlook.

Untuk mengenkripsi Pesan dan Lampiran Email Outlook, Digify menggunakan algoritma enkripsi AES-256 yang disertifikasi oleh Administrasi Keamanan Nasional (NSA) untuk dokumen-dokumen rahasia rahasia.

Bagaimana penerima Anda membuka email dan lampiran Outlook terenkripsi

Ketika penerima Anda menerima lampiran email terenkripsi, yang harus mereka lakukan adalah mengklik tautan lampiran di dalam email. Lampiran email Outlook Anda kemudian dapat dilihat melalui tautan Digify yang aman.

Anda juga dapat memilih jika Anda ingin penerima memverifikasi alamat email mereka untuk membuka dokumen terlampir. Saat Anda memilih opsi ini, kode secara otomatis dibuat dan dikirim ke penerima Anda sehingga mereka dapat membuka lampiran.

Cara melacak email dan lampiran Outlook terenkripsi

Sebagai metode komunikasi bisnis yang paling populer, organisasi mengandalkan email untuk mengirim dokumen sensitif seperti kontrak, presentasi, dan banyak jenis file lainnya. Setelah Anda mengirim email, Anda harus menebak di mana dokumen terlampir Anda berakhir dan jika bahkan dibuka oleh penerima Anda.

Serta dengan aman mengenkripsi email dan lampiran Microsoft Outlook Anda dengan Digify, Anda dapat melacak email Anda dan dokumen terlampir untuk dilihat saat mereka’dibuka kembali, dicetak, dan diteruskan semua dari kotak masuk Anda.

Anda dapat melihat kapan penerima Anda membuka email dan lampiran Anda, berapa lama mereka melihatnya, dan jika mereka mengunduh atau mencetak dokumen Anda. Setelah jumlah waktu yang ditetapkan, Anda dapat mengonfigurasi email dan lampiran Anda untuk kedaluwarsa secara otomatis.

Dengan cara ini Anda tidak perlu mempertaruhkan informasi rahasia Anda yang terpapar pada orang atau organisasi yang salah. Cukup klik sakelar sakelar untuk mencabut akses setelah email Outlook dan lampiran telah dikirim ke penerima Anda.

Kesimpulan

Pelanggaran data diungkapkan 4.1 miliar catatan dalam enam bulan pertama 2019. Meskipun pelanggaran data menjadi lebih umum setiap tahun, banyak perusahaan tidak siap untuk mencegah dan memerangi mereka, dengan demikian menempatkan diri mereka yang tidak perlu berisiko reputasi dan kerugian finansial.

Untungnya, Anda dapat meningkatkan keamanan email Anda terhadap pelanggaran dengan solusi enkripsi email seperti Digify. Sekarang Anda dapat mendapatkan kembali kendali siapa yang memiliki akses ke email dan lampiran Outlook Anda tanpa mengorbankan kolaborasi yang mulus.

Lihat betapa mudahnya mengirim email dan lampiran Outlook yang dienkripsi dengan aman’S Outlook Email Encryption Add-In.

Secara otomatis mengenkripsi Exchange Online Email dengan Enkripsi Pesan Office 365

Tahun lalu Microsoft merilis fungsi tambahan ke Office 365 Message Encryption (OME) termasuk template enkripsi baru “ Hanya mengenkripsi ” yang, tidak seperti “Jangan maju”, Hanya mengenkripsi email menggunakan OME. Setelah didekripsi oleh penerima, pesan tersebut dapat diperlakukan seperti yang lain. Kemudian pada tahun 2018, Microsoft mengumumkan bahwa ini telah diadili dan bahwa mereka juga akan merilis aturan transportasi default di dalam Office 365 untuk secara otomatis mengenkripsi email yang berisi jenis informasi sensitif menggunakan “ Hanya mengenkripsi ” templat. Namun, mengikuti umpan balik dari masyarakat antara Desember dan akhir Januari, Microsoft mengumumkan pada 30 Januari ini tidak lagi berjalan dan memberikan panduan tentang bagaimana menerapkan aturan yang sama sendiri jika fungsionalitas ini bermanfaat bagi organisasi Anda.

Jelas, ada perasaan bahwa langkah itu akan menyebabkan terlalu banyak gangguan. Bagi banyak organisasi dan pengguna, ini akan menantang untuk dipersiapkan karena dampak yang berpotensi besar tidak hanya pada mereka, tetapi juga penerima mereka. Meskipun Microsoft’niat tidak diragukan lagi baik, karena sebagian besar organisasi terus mencari cara untuk memiliki proses yang lebih baik untuk informasi sensitif, itu hanya bukan’t layak saat ini.

Niat Microsoft asli adalah untuk mengenkripsi pesan yang berisi jenis informasi sensitif berikut:

• Nomor perutean ABA
• Nomor kartu kredit
• Jumlah Badan Penegakan Narkoba (DEA)
• U.S./U.K. Nomor paspor
• U.S. nomor rekening bank
• U.S. Nomor Identifikasi Wajib Pajak Individual (ITIN)
• U.S. Nomor Jaminan Sosial (SSN)

Jika Anda ingin menerapkan aturan transportasi ini, Anda masih dapat menyelesaikannya dengan secara manual mengonfigurasi aturan transportasi dan pengaturan enkripsi pesan di Office 365. Pertama, Anda harus terhubung untuk bertukar PowerShell online menggunakan instruksi di posting ini. Kemudian, jalankan perintah berikut untuk memperbarui pengaturan enkripsi pesan kantor:

Set -irmFonfiguration -decryptattachmentForencryptonly $ true

Perintah ini mengkonfigurasi OME untuk hanya mengenkripsi email itu sendiri, dan bukan lampiran yang terkandung dalam email. Ini berarti bahwa begitu pengguna telah mendekripsi email dengan masuk atau memverifikasi identitas mereka, mereka memiliki akses penuh untuk membuka, mengedit, mencetak, atau meneruskan lampiran seperti dengan email lainnya. Jika kamu tidak’t Jalankan perintah ini saat pengguna mendekripsi email, lampiran akan tetap dilindungi dan dibaca saja.

Setelah konfigurasi lampiran telah diperbarui, Anda kemudian dapat membuat aturan transportasi menggunakan perintah berikut:

New -Transportrule -name "Enkripsi email sensitif keluar (aturan out of box)" -senttoscope notinorganization -ApplyrightSprotectionTemplate "Encrypt" -MessageContainSdatacLasications@(@,@,@,@,@,@,@) -notifysender "notify -notify -notifyer" notify -notify -notify "notify -notify -notifyer" notify -notifyer "notify -notify -notify" notify -notifyer "notify -notifydender

Anda kemudian dapat melihat dan memperbarui aturan transportasi dari dalam Exchange Online Admin Center jika Anda ingin. Anda juga dapat menambahkan jenis informasi sensitif khusus yang mungkin telah Anda konfigurasikan dalam penyewa Anda ke aturan yang sama yang Anda inginkan.

Meskipun tampaknya ada konsensus umum bahwa aturan ini seharusnya’t ditambahkan atau diaktifkan secara default, seperti yang saya sebutkan sebelumnya, perpindahan untuk mengenkripsi lebih banyak email secara default harus dipertimbangkan, dan Anda tidak’t perlu membatasi ruang lingkup ini menjadi hanya jenis informasi yang sensitif. Anda dapat menerapkan template enkripsi ke email apa pun yang dapat Anda identifikasi menggunakan aturan transportasi pertukaran online.

Misalnya, Anda dapat menargetkan domain penerima tertentu:

Atau Anda bisa mengenkripsi pesan dengan string subjek tertentu:

Ini adalah salah satu dari banyak cara bagi Anda untuk menerapkan enkripsi secara otomatis agar sesuai dengan organisasi Anda, dan lebih baik untuk melindungi pengguna Anda dari kebocoran data dan meningkatkan keamanan data.