Crittografando automaticamente le e -mail online con la crittografia dei messaggi Office 365

Quando il destinatario riceve il tuo allegato e -mail crittografato, tutto ciò che devono fare è fare clic sul collegamento allegato all’interno dell’email. Il tuo allegato e -mail di Outlook può quindi essere visualizzato tramite un collegamento digitale sicuro.

Riepilogo:

Microsoft Outlook è stato uno strumento di fiducia per le aziende per inviare e -mail e condividere file. Tuttavia, con le crescenti minacce di sicurezza informatica e la necessità di proteggere le informazioni sensibili, la crittografia e -mail è diventata essenziale. Questo articolo discute i limiti dei servizi di crittografia integrati di Outlook e presenta una soluzione alternativa con il componente aggiuntivo di crittografia di Digify. Il componente aggiuntivo consente agli utenti di crittografare le e-mail e gli allegati senza soluzione di continuità senza modificare il flusso di lavoro o fare affidamento sulla piattaforma di posta elettronica del destinatario.

Punti chiave:

1. I servizi di crittografia e -mail di Microsoft Outlook potrebbero non essere sicuri come si ritiene.
2. Le e -mail crittografate con S/MIME o Office 365 Encryption dei messaggi non possono essere protette quando inviate ai destinatari utilizzando piattaforme e -mail non supportate.
3. La crittografia end-to-end è necessaria per garantire la sicurezza completa per i messaggi e-mail e gli allegati di Outlook.
4. I servizi di crittografia e-mail di terze partite, come Digify, offrono una soluzione conveniente senza la necessità di cambiare piattaforma e-mail.
5. Il componente aggiuntivo di crittografia di Digify Outlook fornisce un’esperienza utente semplificata per l’invio di e-mail e allegati sicuri.
6. Con il componente aggiuntivo di Digify, gli utenti possono controllare l’accesso agli allegati, aggiungere filigrane e impostare la scadenza del documento.
7. Per iniziare a utilizzare il componente aggiuntivo di crittografia Outlook di Digify, gli utenti devono scaricarlo e installarlo, comporre la loro e-mail, allegare il documento, personalizzare le impostazioni di sicurezza e inserire il collegamento allegato nell’e-mail.
8. Digify utilizza l’algoritmo di crittografia AES-256 certificato dalla National Security Administration per documenti top-secret.
9. I destinatari possono facilmente visualizzare gli allegati e -mail crittografati facendo clic sul collegamento allegato all’interno dell’email.
10. Digify consente agli utenti di tenere traccia delle e -mail e degli allegati di Outlook crittografati.

Domande:

1. Perché la crittografia e -mail è importante?

La crittografia e -mail è importante per proteggere le informazioni sensibili dall’accesso non autorizzato e garantire la conformità alle leggi sulla protezione dei dati.

2. Quali sono i limiti dei servizi di crittografia integrati di Outlook?

I servizi di crittografia integrati di Outlook potrebbero non essere sicuri se la piattaforma di posta elettronica del destinatario non supporta la crittografia S/MIME o Office 365.

3. In che modo i servizi di crittografia aggiuntiva di terze parti possono migliorare la sicurezza e-mail?

I servizi di crittografia del componente aggiuntivo di terze parti, come Digify, forniscono ulteriori funzionalità di sicurezza e un’esperienza utente ottimizzata, migliorando la sicurezza e-mail.

4. Quali sono i vantaggi dell’utilizzo del componente aggiuntivo di crittografia di Digify?

Il componente aggiuntivo di crittografia Outlook di Digify consente agli utenti di crittografare e-mail e allegati senza modificare il flusso di lavoro, controllare l’accesso agli allegati, aggiungere filigrane, impostare la scadenza del documento e tenere traccia dell’attività e-mail.

5. Ciò che l’algoritmo di crittografia utilizza Digify Utilizzo?

Digify utilizza l’algoritmo di crittografia AES-256, certificato dalla National Security Administration per i documenti di top-secret.

6. Come possono i destinatari aprire gli allegati e -mail di Outlook crittografati?

I destinatari possono aprire gli allegati e -mail di Outlook crittografati facendo clic sul collegamento allegato all’interno dell’email.

7. I destinatari possono verificare il loro indirizzo e -mail per aprire il documento allegato?

Sì, i destinatari possono verificare il loro indirizzo email per aprire il documento allegato. Digify fornisce un’opzione per i destinatari di ricevere un codice di verifica.

8. In che modo gli utenti possono tenere traccia delle e -mail e degli allegati di Outlook crittografati?

Digify consente agli utenti di tenere traccia delle e -mail e degli allegati di Outlook crittografati, fornendo approfondimenti su quante volte il documento è stato visualizzato e per quanto tempo.

Crittografando automaticamente le e -mail online con la crittografia dei messaggi Office 365

Quando il destinatario riceve il tuo allegato e -mail crittografato, tutto ciò che devono fare è fare clic sul collegamento allegato all’interno dell’email. Il tuo allegato e -mail di Outlook può quindi essere visualizzato tramite un collegamento digitale sicuro.

Come inviare un’e -mail davvero sicura in Microsoft Outlook

Per molti anni, Microsoft Outlook è stato fatto affidamento da una vasta gamma di aziende per distribuire file, pianificare riunioni e inviare e -mail. Un’azienda’S Reputazione e le entrate dipendono dall’evitare la perdita di beni preziosi e le informazioni sui clienti privati ​​o dei clienti.

Informazioni sensibili a malincarti possono anche comportare multe e altre sanzioni per coloro che sono in settori come finanza, legale, editoriale, istruzione e assistenza sanitaria che devono rispettare le leggi sulla protezione dei dati come HIPAA o GDPR.

Con le sfide della sicurezza informatica in aumento, la crittografia e -mail è lo standard del settore per la protezione dei dati. Sia che tu debba inviare una password del documento con i colleghi o negoziare un accordo cliente confidenziale, IT’è essenziale distribuire la migliore crittografia e -mail di Outlook disponibile per assicurarti’essere veramente salvaguardato.

Come inviare un’e -mail completamente crittografata in Outlook

Microsoft Outlook’S Email Encryption Services Aren’t al sicuro come potresti credere. Questo perché Outlook crittografa e -mail utilizzando s/mime (estensioni di posta Internet sicure/multiuso) e crittografia dei messaggi Office 365, che si basano sia sul mittente che sul destinatario che lo abilita.

Potresti non essere protetto quando si invia un’email a un destinatario che utilizza una piattaforma di posta elettronica che non lo fa’t Support S/MIME o Office 365 Message Encryption. Gli utenti gratuiti di webmail come i clienti su Gmail, Yahoo e ICloud hanno spesso vinto’T ha la funzionalità necessaria per una robusta crittografia e -mail.

Nel 2019, Cyber ​​Criminals hackerato Webmail Client Outlook.com e ha ottenuto l’accesso a informazioni private sensibili, tra cui le righe dell’oggetto e -mail, i nomi delle cartelle, gli elenchi di contatti e alcuni contenuti e -mail. L’uso della crittografia end-to-end è l’unico modo per assicurarsi che i tuoi messaggi di posta elettronica e allegati di Outlook siano completamente sicuri, sia mentre sono in transito per il destinatario e seduti a riposo in una casella di posta.

Utilizzando servizi di crittografia del componente aggiuntivo di terze parti

Per assicurarti che le tue e -mail e gli allegati siano completamente sicuri, la tua azienda può passare a un provider di e -mail di crittografia separato. Ma in questo caso perderesti tutte le funzionalità di Outlook’Vieni a fare affidamento.

Invece di problemi con la modifica delle piattaforme di posta elettronica, un’altra soluzione più conveniente è quella di aggiungere un servizio di crittografia aggiuntiva di terze parti a Outlook. Ma tu’Voglio assicurarsi di scegliere di scegliere un servizio che non lo fa’t Aggiungere un attrito significativo al processo e -mail sia per il mittente che per il destinatario.

La crittografia e -mail senza un’esperienza utente semplificata può richiedere passaggi extra scomodi solo per inviare e leggere un’e -mail che rende difficile da usare. In questo caso, ha vinto’essere costantemente applicato dai dipendenti e dagli altri nella tua organizzazione.

Quando si installa Digify’S Outlook Crittico componente aggiuntivo, l’invio di e-mail e allegati Secure Outlook è facile.

Come utilizzare Digify per crittografare e -mail e allegati

Con digify’S Outlook Critty Cryption aggiuntivo, puoi crittografare le tue e-mail* e gli allegati senza modificare il flusso di lavoro o lasciare la posta in arrivo. Anche tu non’deve dare manualmente una password al destinatario o farli iscriversi alla piattaforma.

Controlla l’accesso al tuo allegato e -mail in qualsiasi momento dopo averlo inviato e scegli se il destinatario può scaricarlo o stamparlo. Aggiungi una filigrana e imposta il tuo documento in autodistruggi dopo un periodo di tempo specifico. Puoi anche vedere quante volte il tuo documento è stato visualizzato e per quanto tempo.

Per iniziare con Digify’S Outlook Critty Cryption Aggiungimento Segui questi cinque semplici passaggi:

1. Scarica il componente aggiuntivo di crittografia Digify Outlook qui.
2. Componi il tuo messaggio di posta elettronica in Digify’S Outlook componente aggiuntivo
3. Allega il tuo documento alla tua e-mail utilizzando il componente aggiuntivo
4. Personalizza le seguenti impostazioni di sicurezza:
   • Controllo di accesso: Aggiungi destinatari che dovrebbero ricevere l’accesso
   • Autorizzazioni: Imposta le autorizzazioni per la stampa e il download del documento allegato
   • Filigrana: Scegli se includere una filigrana personalizzata per l’identificazione e il monitoraggio
   • Scadenza: Selezionare la data e l’ora in cui il documento allegato scadrà automaticamente
5. Inserisci l’allegato di Outlook come link nella tua e -mail e invia

Guarda la demo video qui sotto per imparare a inviare un’e -mail crittografata in Outlook.

Per crittografare i messaggi di posta elettronica e gli allegati di Outlook, Digify utilizza l’algoritmo di crittografia AES-256 certificato dalla National Security Administration (NSA) per i documenti top-secret.

Come il tuo destinatario apre l’e -mail e gli allegati crittografati

Quando il destinatario riceve il tuo allegato e -mail crittografato, tutto ciò che devono fare è fare clic sul collegamento allegato all’interno dell’email. Il tuo allegato e -mail di Outlook può quindi essere visualizzato tramite un collegamento digitale sicuro.

Puoi anche selezionare se si desidera che il destinatario verifichi il loro indirizzo email per aprire il documento allegato. Quando si sceglie questa opzione, un codice viene automaticamente creato e inviato al destinatario in modo che possa aprire l’allegato.

Come tenere traccia delle e -mail e degli allegati di Outlook crittografati

Poiché il metodo di comunicazione aziendale più popolare, le organizzazioni si basano sull’e -mail per inviare documenti sensibili come contratti, presentazioni e molti altri tipi di file. Una volta inviata un’e -mail devi indovinare dove finiscono i documenti allegati e se sono stati aperti dal tuo destinatario.

Oltre a crittografare in modo sicuro le e -mail e gli allegati di Microsoft Outlook con Digify, è possibile tenere traccia della tua e -mail e del documento allegato per visualizzare quando sono visualizzate quando sono visualizzate’Rie aperto, stampato e inoltrato dalla tua casella di posta.

Puoi vedere quando il tuo destinatario ha aperto la tua e -mail e allegato, per quanto tempo li hanno visualizzati e se hanno scaricato o stampato il tuo documento. Dopo un determinato periodo di tempo, è possibile configurare la tua e -mail e allegato per scadere automaticamente.

In questo modo non devi mai rischiare che le tue informazioni riservate vengano esposte alla persona o all’organizzazione sbagliata. Basta fare clic su un interruttore a disattivazione per revoca l’accesso dopo che l’e -mail e allegato di Outlook sono stati inviati al destinatario.

Conclusione

Le violazioni dei dati hanno divulgato 4.1 miliardo di record nei primi sei mesi del 2019. Anche se le violazioni dei dati stanno diventando più comuni ogni anno, molte aziende non sono preparate a prevenirli e combatterle, mettendosi così inutilmente a rischio di reputazione e perdita finanziaria.

Fortunatamente, puoi aumentare la tua sicurezza e -mail contro le violazioni con soluzioni di crittografia e -mail come Digify. Ora puoi riguadagnare il controllo di chi ha accesso alle tue e -mail e allegati di Outlook senza sacrificare la collaborazione senza soluzione di continuità.

Guarda quanto è facile inviare in modo sicuro e -mail e allegati di Outlook crittografati ovunque e chiunque desideri con una prova gratuita di Digify’S Outlook Email Critty-In.

Crittografando automaticamente le e -mail online con la crittografia dei messaggi Office 365

L’anno scorso Microsoft ha rilasciato funzionalità aggiuntive a Office 365 Message Encryption (OME) incluso un nuovo modello di crittografia “ Solo crittografare ” che, a differenza di “Non inoltrare”, crittografa solo l’e -mail usando ome. Una volta decrittografato dal destinatario, il messaggio può essere trattato come qualsiasi altro. Più tardi nel 2018, Microsoft ha annunciato che era stato testato e che avrebbero anche rilasciato le regole di trasporto predefinite all’interno di Office 365 per crittografare automaticamente le e -mail contenenti tipi di informazioni sensibili utilizzando il “ Solo crittografare ” modello. Tuttavia, a seguito del feedback della comunità tra dicembre e la fine di gennaio, Microsoft ha annunciato il 30 gennaio, questo non stava più andando avanti e ha fornito una guida su come implementare le stesse regole se questa funzionalità è vantaggiosa per la tua organizzazione.

Chiaramente, c’era la sensazione che la mossa avrebbe causato troppa interruzione. Per molte organizzazioni e utenti, questo sarebbe stato impegnativo a prepararsi a causa dell’impatto potenzialmente grande che non solo aveva su di loro, ma anche i loro destinatari. Sebbene Microsoft’L’intenzione di S era indiscutibilmente buona, poiché la maggior parte delle organizzazioni è costantemente alla ricerca di modi per avere processi migliori per informazioni sensibili, non è stato’T fattibile in questo momento.

L’intenzione originale di Microsoft era di crittografare i messaggi che contenevano i seguenti tipi di informazioni sensibili:

• Numero di routing ABA
• Numero di carta di credito
• Numero Agenzia per l’applicazione della droga (DEA)
• U.S./U.K. numero di passaporto
• U.S. numero di conto bancario
• U.S. Numero di identificazione dei contribuenti individuali (ITIN)
• U.S. Numero di previdenza sociale (SSN)

Se si desidera applicare questa regola di trasporto, è ancora possibile completarlo configurando manualmente la regola di trasporto e le impostazioni di crittografia dei messaggi in Office 365. In primo luogo, dovresti connetterti a Exchange Online PowerShell utilizzando le istruzioni in questo post. Quindi, eseguire il seguente comando per aggiornare le impostazioni di crittografia del messaggio Office:

Set -irmconfiguration -decryptattachmentforencryptonly $ true

Questo comando configura OME per crittografare l’e -mail stessa e non gli allegati contenuti nell’e -mail. Ciò significa che una volta che l’utente ha decrittografato l’e -mail accedendo o verificando la propria identità, ha pieno accesso per aprire, modificare, stampare o inoltrare l’allegato come con qualsiasi altra e -mail. Se indossi’T Esegui questo comando Quando l’utente decrittica l’e-mail, gli allegati rimarranno protetti e di sola lettura.

Una volta aggiornata la configurazione dell’allegato, è possibile creare la regola di trasporto utilizzando il comando seguente:

New -Transportrule -Name "crittografare e -mail sensibili in uscita (regola fuori box)" -senttoscopio notinorganization -applyRightSProtectionTemplate "crittografa" -MessageContainsDataClassifications@(@,@,@,@,@,@) -Notifyndender "NotifyEnly"

È quindi possibile visualizzare e aggiornare la regola di trasporto all’interno del centro di amministrazione online di Exchange se lo desideri. Potresti anche aggiungere eventuali tipi di informazioni sensibili personalizzati che potresti aver configurato nel tuo inquilino con questa stessa regola se lo desideri.

Sebbene sembra esserci un consenso generale che questa regola non dovrebbe’essere aggiunto o abilitato per impostazione predefinita, come ho detto prima, dovrebbe essere presa in considerazione una mossa per crittografare più e -mail per impostazione predefinita e non’t deve limitare l’ambito di questo a solo un tipo di informazione sensibile. È possibile applicare il modello di crittografia a qualsiasi e -mail che puoi identificare utilizzando una regola di trasporto online di scambio.

Ad esempio, è possibile scegliere come target specifici domini del destinatario:

Oppure potresti crittografare i messaggi con una stringa specifica dell’oggetto:

Questo è uno dei tanti modi per applicare automaticamente la crittografia per adattarsi al meglio alla tua organizzazione e meglio ancora per proteggere i tuoi utenti dalle perdite di dati e migliorare la sicurezza dei dati.