Αυτόματα κρυπτογράφηση ανταλλαγής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με κρυπτογράφηση μηνυμάτων Office 365

Όταν ο παραλήπτης σας λαμβάνει το κρυπτογραφημένο συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, το μόνο που πρέπει να κάνουν είναι να κάνουν κλικ στον σύνδεσμο συνημμένου εντός του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook μπορεί στη συνέχεια να προβληθεί μέσω ασφαλούς σύνδεσης Digify.

Περίληψη:

Το Microsoft Outlook ήταν ένα αξιόπιστο εργαλείο για τις επιχειρήσεις να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να μοιράζονται αρχεία. Ωστόσο, με τις αυξανόμενες απειλές στον κυβερνοχώρο και την ανάγκη προστασίας ευαίσθητων πληροφοριών, η κρυπτογράφηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει γίνει απαραίτητη. Αυτό το άρθρο εξετάζει τους περιορισμούς των ενσωματωμένων υπηρεσιών κρυπτογράφησης του Outlook και παρουσιάζει μια εναλλακτική λύση με το πρόσθετο κρυπτογράφησης του Digify’s Outlook. Το πρόσθετο επιτρέπει στους χρήστες να κρυπτογραφούν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένα χωρίς να αλλάζουν τη ροή εργασίας τους ή να βασίζονται στην πλατφόρμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη.

Βασικά σημεία:

1. Οι υπηρεσίες κρυπτογράφησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της Microsoft Outlook ενδέχεται να μην είναι τόσο ασφαλείς όσο πιστεύεται.
2. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που κρυπτογραφούνται με κρυπτογράφηση μηνυμάτων S/MIME ή Office 365 ενδέχεται να μην προστατεύονται όταν αποστέλλονται σε παραλήπτες που χρησιμοποιούν μη υποστηριζόμενες πλατφόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
3. Η κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο είναι απαραίτητη για την εξασφάλιση πλήρους ασφάλειας για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένα στο Outlook.
4. Οι υπηρεσίες κρυπτογράφησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τρίτων μερών, όπως το Digify, προσφέρουν μια βολική λύση χωρίς να χρειάζεται να αλλάζουν πλατφόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
5. Το πρόσθετο κρυπτογράφησης του Digify’s Outlook παρέχει μια εξορθολογισμένη εμπειρία χρήστη για την αποστολή ασφαλών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένων.
6. Με το πρόσθετο του Digify, οι χρήστες μπορούν να ελέγχουν την πρόσβαση σε συνημμένα, να προσθέσουν υδατογραφήματα και να ορίσουν τη λήξη του εγγράφου.
7. Για να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το πρόσθετο κρυπτογράφησης του Digify, οι χρήστες πρέπει να το κατεβάσουν και να το εγκαταστήσουν, να συνθέσουν το email τους, να επισυνάψετε το έγγραφο, να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις ασφαλείας και να εισαγάγετε τον σύνδεσμο συνημμένου στο email.
8. Το Digify χρησιμοποιεί τον αλγόριθμο κρυπτογράφησης AES-256 πιστοποιημένος από την Εθνική Υπηρεσία Ασφαλείας για τα κορυφαία έγγραφα.
9. Οι παραλήπτες μπορούν εύκολα να προβάλλουν κρυπτογραφημένες συνημμένες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάνοντας κλικ στο σύνδεσμο συνημμένων εντός του email.
10. Το Digify επιτρέπει στους χρήστες να παρακολουθούν κρυπτογραφημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένα Outlook.

Ερωτήσεις:

1. Γιατί είναι σημαντική η κρυπτογράφηση email?

Η κρυπτογράφηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι σημαντική για την προστασία ευαίσθητων πληροφοριών από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση και διασφάλιση της συμμόρφωσης με τους νόμους περί προστασίας δεδομένων.

2. Ποιοι είναι οι περιορισμοί των ενσωματωμένων υπηρεσιών κρυπτογράφησης του Outlook?

Οι ενσωματωμένες υπηρεσίες κρυπτογράφησης του Outlook ενδέχεται να μην είναι ασφαλείς εάν η πλατφόρμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη δεν υποστηρίζει κρυπτογράφηση μηνυμάτων S/MIME ή Office 365.

3. Πώς μπορούν να βελτιώσουν οι υπηρεσίες κρυπτογράφησης τρίτων μερών να βελτιώσουν την ασφάλεια του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου?

Υπηρεσίες κρυπτογράφησης τρίτων μερών, όπως το Digify, παρέχουν πρόσθετες λειτουργίες ασφαλείας και μια εξορθολογισμένη εμπειρία χρήστη, ενισχύοντας την ασφάλεια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

4. Ποια είναι τα πλεονεκτήματα της χρήσης του πρόσθετου κρυπτογράφησης του Digify’s Outlook?

Το πρόσθετο κρυπτογράφησης Outlook του Digify επιτρέπει στους χρήστες να κρυπτογραφούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα συνημμένα χωρίς να αλλάζουν τη ροή εργασίας τους, να ελέγχουν την πρόσβαση σε συνημμένα, να προσθέσουν υδατογραφήματα, να ορίσουν τη λήξη του εγγράφου και να παρακολουθήσουν τη δραστηριότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

5. Ποιος αλγόριθμος κρυπτογράφησης κάνει τη χρήση της χρήσης?

Το Digify χρησιμοποιεί τον αλγόριθμο κρυπτογράφησης AES-256, πιστοποιημένος από την Εθνική Υπηρεσία Ασφαλείας για κορυφαία έγγραφα.

6. Πώς μπορούν οι παραλήπτες να ανοίξουν κρυπτογραφημένες συνημμένα email του Outlook?

Οι παραλήπτες μπορούν να ανοίξουν κρυπτογραφημένες συνημμένες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κρυπτογραφημένων προοπτικών κάνοντας κλικ στο σύνδεσμο συνημμένων εντός του email.

7. Μπορούν οι παραλήπτες να επαληθεύσουν τη διεύθυνση email τους για να ανοίξουν το συνημμένο έγγραφο?

Ναι, οι παραλήπτες μπορούν να επαληθεύσουν τη διεύθυνση email τους για να ανοίξουν το συνημμένο έγγραφο. Το Digify παρέχει μια επιλογή για τους παραλήπτες να λάβουν έναν κωδικό επαλήθευσης.

8. Πώς μπορούν οι χρήστες να παρακολουθούν κρυπτογραφημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένα στο Outlook?

Το Digify επιτρέπει στους χρήστες να παρακολουθούν κρυπτογραφημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένα, παρέχοντας πληροφορίες για το πόσες φορές το έγγραφο προβλήθηκε και για πόσο καιρό.

Αυτόματα κρυπτογράφηση ανταλλαγής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με κρυπτογράφηση μηνυμάτων Office 365

Όταν ο παραλήπτης σας λαμβάνει το κρυπτογραφημένο συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, το μόνο που πρέπει να κάνουν είναι να κάνουν κλικ στον σύνδεσμο συνημμένου εντός του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook μπορεί στη συνέχεια να προβληθεί μέσω ασφαλούς σύνδεσης Digify.

Πώς να στείλετε ένα πραγματικά ασφαλές μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Microsoft Outlook

Για πολλά χρόνια, η Microsoft Outlook βασίζεται σε ένα ευρύ φάσμα επιχειρήσεων για τη διανομή αρχείων, τις συναντήσεις και την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μια εταιρία’Η φήμη και τα έσοδα εξαρτώνται από την αποφυγή της απώλειας πολύτιμων περιουσιακών στοιχείων και των ιδιωτικών πληροφοριών πελατών ή πελατών.

Οι ευαίσθητες πληροφορίες για την κακομεταχείριση μπορούν επίσης να οδηγήσουν σε πρόστιμα και άλλες κυρώσεις για όσους βρίσκονται σε βιομηχανίες όπως η χρηματοδότηση, η νομική, η εκδοτική, η εκπαίδευση και η υγειονομική περίθαλψη που πρέπει να συμμορφώνονται με τους νόμους περί προστασίας δεδομένων όπως η HIPAA ή το GDPR.

Με τις προκλήσεις στον κυβερνοχώρο σε άνοδο, η κρυπτογράφηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι το βιομηχανικό πρότυπο για την προστασία δεδομένων. Είτε πρέπει να στείλετε έναν κωδικό πρόσβασης εγγράφου με συναδέλφους είτε να διαπραγματευτείτε μια εμπιστευτική συμφωνία πελάτη, αυτό’είναι απαραίτητο για την ανάπτυξη της καλύτερης κρυπτογράφησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Outlook που είναι διαθέσιμη για να σας εξασφαλίσει’Πραγματικά προστατεύεται.

Πώς να στείλετε ένα πλήρως κρυπτογραφημένο email στο Outlook

Microsoft Outlook’S Service Email Encryption Services’τόσο ασφαλές όσο πιστεύετε. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι το Outlook κρυπτογραφεί το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο χρησιμοποιώντας το S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) και την κρυπτογράφηση μηνυμάτων του Office 365, η οποία βασίζονται και στον αποστολέα και στον παραλήπτη που το έχουν ενεργοποιήσει.

Ενδέχεται να μην προστατεύεστε όταν στέλνετε email σε έναν παραλήπτη που χρησιμοποιεί μια πλατφόρμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν κάνει’t Υποστήριξη S/MIME ή Office 365 Κρυπτογράφηση μηνυμάτων. Δωρεάν χρήστες webmail, όπως πελάτες στο Gmail, Yahoo και iCloud συχνά κέρδισαν’t έχουν τη λειτουργικότητα που απαιτείται για ισχυρή κρυπτογράφηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Το 2019, οι εγκληματίες στον κυβερνοχώρο hacked προοπτική πελάτη Webmail.COM και κέρδισε πρόσβαση σε ευαίσθητες ιδιωτικές πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων γραμμών θέματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ονομάτων φακέλων, λιστών επαφών και κάποιο περιεχόμενο email. Η χρήση της κρυπτογράφησης από άκρο σε άκρο είναι ο μόνος τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα συνημμένα σας είναι απολύτως ασφαλή, και τα δύο ενώ βρίσκονται σε μεταφορά στον παραλήπτη σας και κάθονται σε ηρεμία σε εισερχόμενα.

Χρήση υπηρεσιών κρυπτογράφησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τρίτου μέρους

Για να διασφαλίσετε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα συνημμένα σας είναι εντελώς ασφαλή, η εταιρεία σας μπορεί να μεταβεί σε ξεχωριστό πάροχο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κρυπτογράφησης. Αλλά σε αυτή την περίπτωση θα χάσετε όλη τη λειτουργικότητα των προοπτικών σας’έρχονται να βασίζονται.

Αντί να χτυπάνε με τις μεταβαλλόμενες πλατφόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μια άλλη πιο βολική λύση είναι να προσθέσετε μια υπηρεσία κρυπτογράφησης πρόσθετων τρίτων στο Outlook. Αλλά εσύ’Θα ήθελα να βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει μια υπηρεσία που δεν το κάνει’t Προσθέστε σημαντική τριβή στη διαδικασία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τόσο για τον αποστολέα όσο και για τον παραλήπτη.

Η κρυπτογράφηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς εξορθολογισμένη εμπειρία χρήστη μπορεί να απαιτήσει επιπλέον ενοχλητικά βήματα μόνο για να στείλετε και να διαβάσετε ένα email που καθιστά δύσκολη τη χρήση. Εάν συμβαίνει αυτό, κέρδισε’να εφαρμόζονται σταθερά από τους υπαλλήλους και άλλους στον οργανισμό σας.

Όταν εγκαταστήσετε το Digify’S Outlook Encryption Add-In, η αποστολή ασφαλών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένων είναι εύκολη.

Πώς να χρησιμοποιήσετε το Digify για να κρυπτογραφήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένα

Με το Digify’S Outlook Encryption Add-In, μπορείτε να κρυπτογραφήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας* και τα συνημμένα χωρίς να αλλάξετε τη ροή εργασίας σας ή να αφήσετε τα εισερχόμενά σας. Εσύ επίσης’t πρέπει να δώσετε με μη αυτόματο τρόπο στον παραλήπτη σας έναν κωδικό πρόσβασης ή να τους εγγραφείτε στην πλατφόρμα.

Ελέγξτε την πρόσβαση στο συνημμένο email σας ανά πάσα στιγμή μετά την αποστολή του και επιλέξτε εάν ο παραλήπτης σας μπορεί να το κατεβάσει ή να το εκτυπώσει. Προσθέστε ένα υδατογράφημα και ρυθμίστε το έγγραφό σας για να καταστρέψετε τον εαυτό σας μετά από ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Μπορείτε επίσης να δείτε πόσες φορές προβλήθηκε το έγγραφό σας και για πόσο καιρό.

Για να ξεκινήσετε με το Digify’S Outlook Encryption Add-In Ακολουθήστε αυτά τα πέντε απλά βήματα:

1. Κατεβάστε το πρόσθετο κρυπτογράφησης Digify Outlook εδώ.
2. Συνθέστε το μήνυμα email σας στο Digify’S Outlook add-in
3. Επισυνάψτε το έγγραφό σας στο email σας χρησιμοποιώντας το πρόσθετο
4. Προσαρμόστε τις ακόλουθες ρυθμίσεις ασφαλείας σας:
   • Έλεγχος πρόσβασης: Προσθέστε παραλήπτες που πρέπει να λάβουν πρόσβαση
   • Δικαιώματα: Ορίστε δικαιώματα για εκτύπωση και λήψη του συνημμένου εγγράφου σας
   • Υδατογραφία: Επιλέξτε αν θα συμπεριλάβετε ένα εξατομικευμένο υδατογράφημα για ταυτοποίηση και παρακολούθηση
   • Λήξη: Επιλέξτε την ημερομηνία και την ώρα που θα λήξει αυτόματα το συνημμένο έγγραφο
5. Τοποθετήστε το συνημμένο προοπτικό σας ως σύνδεσμο στο email σας και στείλτε

Παρακολουθήστε το demo βίντεο παρακάτω για να μάθετε πώς να στείλετε ένα κρυπτογραφημένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook.

Για να κρυπτογραφήσει μηνύματα και συνημμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Outlook, το Digify χρησιμοποιεί τον αλγόριθμο κρυπτογράφησης AES-256 που έχει πιστοποιηθεί από την Εθνική Υπηρεσία Ασφαλείας (NSA) για τα έγγραφα των κορυφαίων μυστικών εγγράφων.

Πώς ο παραλήπτης σας ανοίγει το κρυπτογραφημένο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τα συνημμένα του Outlook

Όταν ο παραλήπτης σας λαμβάνει το κρυπτογραφημένο συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, το μόνο που πρέπει να κάνουν είναι να κάνουν κλικ στον σύνδεσμο συνημμένου εντός του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook μπορεί στη συνέχεια να προβληθεί μέσω ασφαλούς σύνδεσης Digify.

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε εάν θέλετε ο παραλήπτης να επαληθεύσει τη διεύθυνση email του για να ανοίξει το συνημμένο έγγραφο. Όταν επιλέγετε αυτήν την επιλογή, ένας κωδικός δημιουργείται αυτόματα και αποστέλλεται στον παραλήπτη σας, ώστε να μπορούν να ανοίξουν το συνημμένο.

Πώς να παρακολουθείτε κρυπτογραφημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένα Outlook

Ως η πιο δημοφιλής μέθοδος επικοινωνίας επιχειρήσεων, οι οργανισμοί βασίζονται στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να στείλουν ευαίσθητα έγγραφα, όπως συμβάσεις, παρουσιάσεις και πολλά άλλα είδη αρχείων. Μόλις στείλετε ένα email, πρέπει να μαντέψετε πού καταλήγουν τα συνημμένα έγγραφά σας και αν ανοίξουν ακόμη και από τον παραλήπτη σας.

Εκτός από την ασφαλή κρυπτογράφηση των ηλεκτρονικών μηνυμάτων και των συνημμένων του Microsoft Outlook με το Digify, μπορείτε να παρακολουθείτε το email σας και το συνημμένο έγγραφο για προβολή όταν αυτοί’Ανοίγει, εκτυπώθηκε και προωθήθηκε όλα από τα εισερχόμενά σας.

Μπορείτε να δείτε πότε ο παραλήπτης σας άνοιξε το email και το συνημμένο σας, πόσο καιρό τα είδαν, και αν κατεβάστηκαν ή εκτυπώσουν το έγγραφό σας. Μετά από ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα, μπορείτε να διαμορφώσετε το email και το συνημμένο σας σε αυτόματα λήξη.

Με αυτόν τον τρόπο δεν πρέπει ποτέ να διακινδυνεύσετε τις εμπιστευτικές σας πληροφορίες που εκτεώνονται σε λάθος άτομο ή οργανισμό. Απλά κάντε κλικ σε ένα διακόπτη εναλλαγής για να ανακαλέσετε την πρόσβαση μετά την αποστολή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και του συνημμένου προοπτικού στον παραλήπτη σας.

συμπέρασμα

Οι παραβιάσεις δεδομένων αποκάλυψαν 4.1 δισεκατομμύριο αρχεία τους πρώτους έξι μήνες του 2019. Παρόλο που οι παραβιάσεις των δεδομένων γίνονται όλο και πιο συνηθισμένες κάθε χρόνο, πολλές εταιρείες δεν είναι έτοιμες να αποτρέψουν και να τους καταπολεμήσουν, θέτοντας έτσι τον εαυτό τους άσκοπα σε κίνδυνο τόσο της φήμης όσο και της οικονομικής απώλειας.

Ευτυχώς, μπορείτε να ενισχύσετε την ασφάλεια του email σας ενάντια σε παραβιάσεις με λύσεις κρυπτογράφησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως το Digify. Τώρα μπορείτε να ανακτήσετε τον έλεγχο του ποιος έχει πρόσβαση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα συνημμένα του Outlook χωρίς να θυσιάζετε την απρόσκοπτη συνεργασία.

Δείτε πόσο εύκολο είναι να στείλετε με ασφάλεια κρυπτογραφημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένα σε οπουδήποτε και όποιος θέλετε με μια δωρεάν δοκιμή του Digify’S Outlook Email Encryption Add-In.

Αυτόματα κρυπτογράφηση ανταλλαγής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με κρυπτογράφηση μηνυμάτων Office 365

Πέρυσι η Microsoft κυκλοφόρησε πρόσθετη λειτουργικότητα στο Office 365 Encryption Message (OME), συμπεριλαμβανομένου ενός νέου προτύπου κρυπτογράφησης “ Μόνο κρυπτογραφήστε ” που, σε αντίθεση με “Μην προωθούμε”, κρυπτογραφεί μόνο το email χρησιμοποιώντας OME. Μόλις αποκρυπτογραφηθεί από τον παραλήπτη, το μήνυμα μπορεί να αντιμετωπιστεί όπως κάθε άλλο. Αργότερα το 2018, η Microsoft ανακοίνωσε ότι αυτό είχε δοκιμαστεί και ότι θα απελευθερώνουν επίσης τους προεπιλεγμένους κανόνες μεταφοράς στο Office 365 για να κρυπτογραφήσουν αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν ευαίσθητους τύπους πληροφοριών χρησιμοποιώντας το “ Μόνο κρυπτογραφήστε ” πρότυπο. Ωστόσο, μετά από ανατροφοδότηση από την κοινότητα μεταξύ Δεκεμβρίου και τέλους Ιανουαρίου, η Microsoft ανακοίνωσε στις 30 Ιανουαρίου ότι αυτό δεν επρόκειτο πλέον και έδωσε καθοδήγηση για τον τρόπο εφαρμογής των ίδιων κανόνων εάν αυτή η λειτουργικότητα είναι επωφελής για τον οργανισμό σας.

Σαφώς, υπήρχε η αίσθηση ότι η κίνηση θα προκαλούσε υπερβολική διαταραχή. Για πολλούς οργανισμούς και χρήστες, αυτό θα ήταν δύσκολο να προετοιμαστείς λόγω του δυνητικά μεγάλου αντίκτυπου που δεν είχε μόνο σε αυτούς, αλλά και τους αποδέκτες τους. Αν και η Microsoft’Η πρόθεση ήταν αναμφισβήτητα καλή, καθώς οι περισσότεροι οργανισμοί αναζητούν συνεχώς τρόπους για να έχουν καλύτερες διαδικασίες για ευαίσθητες πληροφορίες, απλά δεν ήταν’εφικτό αυτή τη στιγμή.

Η αρχική πρόθεση της Microsoft ήταν να κρυπτογραφήσει μηνύματα που περιείχαν τους ακόλουθους ευαίσθητους τύπους πληροφοριών:

• Αριθμός δρομολόγησης ABA
• Αριθμός πιστωτικής κάρτας
• Αριθμός υπηρεσίας επιβολής των ναρκωτικών (DEA)
• U.μικρό./U.κ. αριθμός διαβατηρίου
• U.μικρό. αριθμός τραπεζικού λογαριασμού
• U.μικρό. Μεμονωμένος αριθμός αναγνώρισης φορολογουμένων (ITIN)
• U.μικρό. Αριθμός κοινωνικής ασφάλισης (SSN)

Εάν θέλετε να εφαρμόσετε αυτόν τον κανόνα μεταφοράς, μπορείτε ακόμα να το ολοκληρώσετε με τη μη αυτόματη διαμόρφωση του κανόνα μεταφοράς και των ρυθμίσεων κρυπτογράφησης μηνυμάτων στο Office 365. Πρώτον, θα πρέπει να συνδεθείτε στο Exchange Online PowerShell χρησιμοποιώντας οδηγίες σε αυτήν την ανάρτηση. Στη συνέχεια, εκτελέστε την ακόλουθη εντολή για να ενημερώσετε τις ρυθμίσεις κρυπτογράφησης μηνυμάτων γραφείου:

Set -immconfiguration -decryptattachmentforencryptonly $ true

Αυτή η εντολή ρυθμίζει την OME για να κρυπτογραφήσει μόνο το ίδιο το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και όχι τα συνημμένα που περιέχονται στο email. Αυτό σημαίνει ότι μόλις ο χρήστης έχει αποκρυπτογραφήσει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνδέοντας ή επαληθεύοντας την ταυτότητά του, έχουν πλήρη πρόσβαση σε ανοιχτά, επεξεργασμένα, εκτυπωμένα ή προωθούμενα το συνημμένο όπως με οποιοδήποτε άλλο email. Αν δεν είσαι’να εκτελέσετε αυτήν την εντολή όταν ο χρήστης αποκρυπτογραφεί το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα συνημμένα θα παραμείνουν προστατευμένα και μόνο για ανάγνωση.

Μόλις ενημερωθεί η διαμόρφωση συνημμένων, μπορείτε στη συνέχεια να δημιουργήσετε τον κανόνα μεταφοράς χρησιμοποιώντας την ακόλουθη εντολή:

New -Transportrule -name "Κρυπτογράφηση εξερχόμενων ευαίσθητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (Out Out Box)" -SenttoScope NotInororganization -ΑπλεισίαprotectionTemplate "Encrypt" -MessageContainsDataclassifications@

Στη συνέχεια, μπορείτε να προβάλετε και να ενημερώσετε τον κανόνα μεταφοράς από το κέντρο διαχείρισης Exchange Online εάν θέλετε. Θα μπορούσατε επίσης να προσθέσετε τυχόν προσαρμοσμένους τύπους πληροφοριών που ενδέχεται να έχετε ρυθμίσει στον ενοικιαστή σας στον ίδιο κανόνα εάν θέλετε.

Αν και φαίνεται να υπάρχει γενική συναίνεση ότι αυτός ο κανόνας πρέπει’να προστεθεί ή να ενεργοποιηθεί από προεπιλογή, όπως ανέφερα προηγουμένως, θα πρέπει να ληφθεί υπόψη η κίνηση για την κρυπτογράφηση περισσότερων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εσείς’Δεν χρειάζεται να περιορίσουμε το πεδίο αυτού μόνο σε ευαίσθητο τύπο πληροφοριών. Μπορείτε να εφαρμόσετε το πρότυπο κρυπτογράφησης σε οποιαδήποτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορείτε να προσδιορίσετε χρησιμοποιώντας έναν κανόνα μεταφοράς Exchange Online.

Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να στοχεύσετε συγκεκριμένους τομείς παραλήπτη:

Ή θα μπορούσατε να κρυπτογραφήσετε μηνύματα με μια συγκεκριμένη συμβολοσειρά:

Αυτός είναι ένας από τους πολλούς τρόπους για να εφαρμόσετε την κρυπτογράφηση αυτόματα για να ταιριάζει καλύτερα στον οργανισμό σας και καλύτερα να προστατεύετε τους χρήστες σας από διαρροές δεδομένων και να βελτιώσετε την ασφάλεια των δεδομένων.