הצפנה אוטומטית בהחלפה דוא”ל מקוון עם הצפנת הודעה על Office 365

כאשר הנמען שלך מקבל את הקובץ המצורף של הדוא”ל המוצפן שלך, כל שעליו לעשות הוא ללחוץ על קישור הקובץ המצורף בתוך הדוא”ל. לאחר מכן ניתן לצפות בקובץ המצורף שלך לדוא”ל Outlook באמצעות קישור Digify מאובטח.

סיכום:

Microsoft Outlook הייתה כלי מהימן עבור עסקים לשלוח דוא”ל ולשתף קבצים. עם זאת, עם האיומים ההולכים וגוברים של אבטחת הסייבר והצורך להגן על מידע רגיש, הצפנת הדוא”ל הפכה חיונית. מאמר זה דן במגבלות שירותי ההצפנה המובנים של Outlook ומציג פיתרון אלטרנטיבי עם תוסף הצפנת Outlook של Digify. התוסף מאפשר למשתמשים להצפין מיילים וקבצים מצורפים בצורה חלקה מבלי לשנות את זרימת העבודה שלהם או להסתמך על פלטפורמת הדוא”ל של הנמען.

נקודות מפתח:

1. שירותי הצפנת הדואר האלקטרוני של מיקרוסופט Outlook עשויים לא להיות בטוחים כפי שהאמינו.
2. אימיילים מוצפנים עם הצפנת הודעות S/MIME או Office 365 עשויים להיות לא מוגנים כאשר הם נשלחים לנמענים המשתמשים בפלטפורמות דוא”ל לא נתמכות.
3. קידוד מקצה לקצה נחוץ כדי להבטיח אבטחה מלאה להודעות דוא”ל וקבצים מצורפים של Outlook.
4. שירותי הצפנת דוא”ל תוספות של צד שלישי, כגון Digify, מציעים פיתרון נוח ללא צורך להחליף פלטפורמות דוא”ל.
5. תוסף הצפנת Outlook של Digify מספק חווית משתמש יעילה לשליחת דוא”ל וקבצים מצורפים מאובטחים.
6. בעזרת התוסף של Digify, המשתמשים יכולים לשלוט על גישה לקבצים מצורפים, להוסיף סימני מים ולהגדיר את תום המסמך.
7. כדי להתחיל להשתמש בתוסף הצפנת Outlook של Digify, המשתמשים צריכים להוריד ולהתקין אותו, לחבר את הדוא”ל שלהם, לצרף את המסמך, להתאים אישית את הגדרות האבטחה ולהכניס את קישור הקובץ המצורף לדוא”ל.
8. Digify משתמש באלגוריתם ההצפנה של AES-256 המוסמך על ידי המינהל לביטחון לאומי למסמכים סודיים מהשורה הראשונה.
9. הנמענים יכולים להציג בקלות קבצים מצורפים של דוא”ל מוצפן על ידי לחיצה על קישור הקובץ המצורף בתוך הדוא”ל.
10. Digify מאפשר למשתמשים לעקוב אחר דוא”ל וקבצים מצורפים מוצפנים.

שאלות:

1. מדוע הצפנת דוא”ל חשובה?

הצפנת דוא”ל חשובה כדי להגן על מידע רגיש מפני גישה בלתי מורשית ולהבטיח עמידה בחוקי הגנת המידע.

2. מהן המגבלות של שירותי ההצפנה המובנים של Outlook?

יתכן כי שירותי ההצפנה המובנים של Outlook אינם מאובטחים אם פלטפורמת הדוא”ל של הנמען אינה תומכת ב- S/MIME או Office 365 הצפנת הודעות.

3. כיצד יכולים שירותי הצפנת תוספות של צד שלישי לשפר את אבטחת הדוא”ל?

שירותי הצפנת תוספות של צד שלישי, כמו Digify, מספקים תכונות אבטחה נוספות וחווית משתמש יעילה, ומשפרים את אבטחת הדוא”ל.

4. מהם היתרונות בשימוש בתוסף הצפנת Outlook של Digify?

תוסף הצפנת Outlook של Digify מאפשר למשתמשים להצפין דוא”ל וקבצים מצורפים מבלי לשנות את זרימת העבודה שלהם, לשלוט בגישה לקבצים מצורפים, להוסיף סימני מים, להגדיר את תפוגת המסמך ולעקוב אחר פעילות דוא”ל.

5. איזה אלגוריתם הצפנה אכן משתמש?

Digify משתמש באלגוריתם ההצפנה של AES-256, המוסמך על ידי המינהל לביטחון לאומי למסמכים סודיים מהשורה הראשונה.

6. כיצד יכולים הנמענים לפתוח קבצים מצורפים של דוא”ל Outlook Outlook?

הנמענים יכולים לפתוח קבצים מצורפים לדוא”ל מוצפנים על ידי לחיצה על קישור הקובץ המצורף לדוא”ל.

7. האם הנמענים יכולים לאמת את כתובת הדוא”ל שלהם כדי לפתוח את המסמך המצורף?

כן, הנמענים יכולים לאמת את כתובת הדוא”ל שלהם כדי לפתוח את המסמך המצורף. Digify מספקת אפשרות למקבלים לקבל קוד אימות.

8. כיצד משתמשים יכולים לעקוב אחר דוא”ל וקבצים מצורפים מוצפנים?

Digify מאפשר למשתמשים לעקוב אחר אימיילים וקבצים מצורפים של Outlook, תוך מתן תובנות לגבי כמה פעמים המסמך נצפה וכמה זמן.

הצפנה אוטומטית בהחלפה דוא”ל מקוון עם הצפנת הודעה על Office 365

כאשר הנמען שלך מקבל את הקובץ המצורף של הדוא”ל המוצפן שלך, כל שעליו לעשות הוא ללחוץ על קישור הקובץ המצורף בתוך הדוא”ל. לאחר מכן ניתן לצפות בקובץ המצורף שלך לדוא”ל Outlook באמצעות קישור Digify מאובטח.

כיצד לשלוח דוא”ל מאובטח באמת ב- Microsoft Outlook

במשך שנים רבות, Microsoft Outlook נסמכה על ידי מגוון רחב של עסקים להפצת קבצים, לתזמן פגישות ולשלוח דוא”ל. חברה’מוניטין והכנסות תלויים בהימנעות מאובדן נכסים יקרי ערך ומידע על לקוח או לקוחות פרטיים.

מידע רגיש לטיפול יכול גם לגרום לקנסות ועונשים אחרים עבור אלה בענפים כמו מימון, משפטי, פרסום, חינוך ובריאות שצריכים לעמוד בחוקי הגנת המידע כמו HIPAA או GDPR.

עם אתגרי אבטחת סייבר בעלייה, הצפנת דוא”ל היא התקן בענף להגנה על נתונים. בין אם אתה צריך לשלוח סיסמת מסמך עם עמיתים או לנהל משא ומתן על עסקת לקוח סודי, זה’S חיוני כדי לפרוס את הצפנת הדוא”ל הטובה ביותר של Outlook הקיימת כדי להבטיח אותך’שוב מוגן.

כיצד לשלוח דוא”ל מוצפן לחלוטין ב- Outlook

Outlook של Microsoft’S שירותי הצפנת דוא”ל זרימים’t מאובטח ככל שתאמין. הסיבה לכך היא ש- Outlook מצפין דוא”ל באמצעות S/MIME (תוספות דואר אינטרנט מאובטח/רב תכליתי) והצפנת הודעות Office 365, ששניהם מסתמכים על השולח והנמען שאפשרו לו להפעיל אותו.

יתכן שאתה לא מוגן בעת ​​שליחת דוא”ל לנמען שמשתמש בפלטפורמת דוא”ל שלא’T תמיכה ב- S/MIME או Office 365 הצפנת הודעות. משתמשי WebMail בחינם כמו לקוחות ב- Gmail, Yahoo ו- iCloud זכו לעתים קרובות’יש את הפונקציונליות הדרושה להצפנת דוא”ל חזקה.

בשנת 2019 פרצו פושעי סייבר.COM וקיבל גישה למידע פרטי רגיש, כולל שורות נושא בדוא”ל, שמות תיקיות, רשימות אנשי קשר ותוכן דוא”ל כלשהו. השימוש בהצפנה מקצה לקצה הוא הדרך היחידה לוודא שהודעות הדוא”ל והקבצים המצורפים שלך מאובטחים לחלוטין, הן במעבר למקבל שלך ויושבת במנוחה בתיבת הדואר הנכנס.

באמצעות שירותי הצפנת דוא”ל של צד שלישי של צד שלישי

כדי להבטיח שהדוא”ל והקבצים המצורפים שלך יהיו מאובטחים לחלוטין, החברה שלך יכולה לעבור לספק דוא”ל הצפנה נפרד. אבל במקרה זה תאבד את כל הפונקציונליות של Outlook You’לבוא לסמוך.

במקום להתעסק עם שינוי פלטפורמות דוא”ל, פיתרון נוח יותר הוא להוסיף שירות הצפנת תוספות של צד שלישי ל- Outlook. אבל אתה’אני רוצה לוודא שאתה בוחר שירות שלא’t הוסף חיכוך משמעותי לתהליך הדוא”ל הן לשולח והן למקבל.

הצפנת דוא”ל ללא חווית משתמש יעילה יכולה לדרוש צעדים לא נוחים במיוחד רק כדי לשלוח ולקרוא דוא”ל שמקשה על השימוש. אם זה המקרה, הוא ניצח’לא יושם בעקביות על ידי עובדים ואחרים בארגון שלך.

כשאתה מתקין את Digify’תוסף הצפנת Outlook, שליחת דוא”ל וקבצים מצורפים מאובטחים של Outlook היא קלה.

כיצד להשתמש ב- Digify כדי להצפין דוא”ל וקבצים מצורפים

עם עיכול’תוסף הצפנת Outlook, אתה יכול להצפין את הדוא”ל שלך* וקבצים מצורפים מבלי לשנות את זרימת העבודה שלך או להשאיר את תיבת הדואר הנכנס שלך. אתה גם לא דון’לא צריך לתת ידנית למקבל שלך סיסמה או לגרום להם להירשם לפלטפורמה.

שליטה בגישה לקובץ המצורף שלך בדוא”ל בכל עת לאחר שליחתו ובחר אם הנמען שלך יכול להוריד או להדפיס אותו. הוסף סימן מים והגדר את המסמך שלך להרס עצמי לאחר פרק זמן מסוים. אתה יכול גם לראות כמה פעמים נצפה המסמך שלך וכמה זמן.

כדי להתחיל עם Digify’תוסף הצפנת Outlook עקוב אחר חמשת הצעדים הפשוטים הבאים:

1. הורד את תוסף ההצפנה של Digify Outlook כאן.
2. חבר את הודעת הדוא”ל שלך ב- Digify’S add-in
3. צרף את המסמך שלך לדוא”ל שלך באמצעות התוסף
4. התאם אישית את הגדרות האבטחה הבאות שלך:
   • בקרת גישה: הוסף נמענים שצריכים לקבל גישה
   • הרשאות: הגדר הרשאות להדפסה והורדת המסמך המצורף שלך
   • סימון מים: בחר אם לכלול סימן מים מותאם אישית לזיהוי ומעקב
   • תְפוּגָה: בחר את התאריך והשעה כאשר המסמך המצורף יפוג אוטומטית
5. הכנס את קובץ המצורף שלך ל- Outlook כקישור בדוא”ל שלך ושלח

צפו בהדגמת הווידיאו למטה כדי ללמוד כיצד לשלוח דוא”ל מוצפן ב- Outlook.

כדי להצפין הודעות וקבצים מצורפים של Outlook, Digify משתמשת באלגוריתם ההצפנה של AES-256 המאושר על ידי המינהל לביטחון לאומי (NSA) למסמכים סודיים מהשורה הראשונה.

כיצד הנמען שלך פותח את הדוא”ל והקשרים המצורפים שלך

כאשר הנמען שלך מקבל את הקובץ המצורף של הדוא”ל המוצפן שלך, כל שעליו לעשות הוא ללחוץ על קישור הקובץ המצורף בתוך הדוא”ל. לאחר מכן ניתן לצפות בקובץ המצורף שלך לדוא”ל Outlook באמצעות קישור Digify מאובטח.

אתה יכול גם לבחור אם ברצונך שהמקבל יאמת את כתובת הדוא”ל שלהם כדי לפתוח את המסמך המצורף. כשאתה בוחר באפשרות זו, קוד נוצר אוטומטית ונשלח למקבל שלך כדי שיוכלו לפתוח את הקובץ המצורף.

כיצד לעקוב אחר מיילים וקבצים מצורפים מוצפנים

כשיטת התקשורת העסקית הפופולרית ביותר, ארגונים מסתמכים על דוא”ל כדי לשלוח מסמכים רגישים כמו חוזים, מצגות וסוגים רבים אחרים של קבצים. ברגע שאתה שולח דוא”ל אתה צריך לנחש איפה המסמכים המצורפים שלך בסופו של דבר ואם הם אפילו נפתחו על ידי הנמען שלך.

כמו גם להצפין בצורה מאובטחת את הדוא”ל והקבצים המצורפים של Microsoft Outlook עם Digify, אתה יכול לעקוב אחר הדוא”ל שלך ומסמך המצורף כדי להציג מתי הם’נפתח מחדש, מודפס והעביר את הכל מתיבת הדואר הנכנס שלך.

אתה יכול לראות מתי הנמען שלך פתח את הדוא”ל והקובץ המצורף שלך, כמה זמן הם צפו בהם, ואם הם הורידו או הדפיסו את המסמך שלך. לאחר פרק זמן מוגדר, אתה יכול להגדיר את הדוא”ל והקובץ המצורף שלך לפקיעה אוטומטית.

בדרך זו לעולם אינך צריך להסתכן במידע הסודי שלך שנחשף לאדם הלא נכון או לארגון. כל שעליך לעשות הוא ללחוץ על מתג Toggle כדי להיפטר גישה לאחר שדוא”ל Outlook והקובץ המצורף נשלח למקבל שלך.

סיכום

הפרות הנתונים נחשפו 4.מיליארד רשומות בששת החודשים הראשונים של 2019. למרות שהפרות נתונים הופכות נפוצות יותר מדי שנה, חברות רבות אינן מוכנות למנוע ולהילחם בהן, ובכך לסכן את עצמן בסכנת מוניטין וגם לאובדן כספי כאחד.

למרבה המזל, אתה יכול להגביר את אבטחת הדוא”ל שלך מפני הפרות עם פתרונות הצפנת דוא”ל כמו Digify. עכשיו אתה יכול להחזיר את השליטה על מי שיש לו גישה לדוא”ל ולקבצים המצורפים שלך מבלי להקריב שיתוף פעולה חלק.

ראה כמה קל לשלוח בבטחה דוא”ל מוצפן של Outlook וקבצים מצורפים לכל מקום ולכל מי שתרצה עם ניסיון חינם של Digify’s adm infryption excryption דוא”ל.

הצפנה אוטומטית בהחלפה דוא”ל מקוון עם הצפנת הודעה על Office 365

בשנה שעברה פרסמה מיקרוסופט פונקציונליות נוספת ל- Office 365 הצפנת הודעות (OME) כולל תבנית הצפנה חדשה “ הצפנה בלבד ” שבניגוד “אל תעביר”, רק מצפין את הדוא”ל באמצעות OME. לאחר הפענוח על ידי הנמען, ניתן להתייחס להודעה כמו כל אחד אחר. מאוחר יותר בשנת 2018, מיקרוסופט הודיעה על כך שהועברו לניסוי וכי הם ישחררו כללי הובלה ברירת מחדל בתוך Office 365 כדי להצפין דוא”ל באופן אוטומטי המכיל סוגי מידע רגיש באמצעות ה- “ הצפנה בלבד ” תבנית. עם זאת, בעקבות משוב מהקהילה בין דצמבר לסוף ינואר, הודיעה מיקרוסופט ב -30 בינואר זה כבר לא מתקדם וסיפק הנחיות כיצד ליישם את אותם כללים בעצמך אם פונקציונליות זו מועילה לארגון שלך.

ברור שהייתה תחושה שהמהלך הולך לגרום לשיבוש רב מדי. עבור ארגונים ומשתמשים רבים, זה היה מאתגר להתכונן אליו בגלל ההשפעה הגדולה שעלולה להיות לא רק עליהם, אלא גם על המקבלים שלהם. אם כי מיקרוסופט’כוונתו הייתה טובה ללא עוררין, מכיוון שרוב הארגונים מחפשים כל העת דרכים לקבל תהליכים טובים יותר למידע רגיש, זה פשוט לא היה’זה אפשרי בשלב זה.

הכוונה המקורית של מיקרוסופט הייתה להצפין הודעות שהכילו את סוגי המידע הרגיש הבאים:

• מספר ניתוב ABA
• מספר כרטיס אשראי
• מספר סוכנות אכיפת סמים (DEA)
• U.ג./U.ק. מספר דרכון
• U.ג. מספר חשבון בנק
• U.ג. מספר זיהוי משלם מיסים בודד (ITIN)
• U.ג. מספר ביטוח לאומי (SSN)

אם ברצונך ליישם כלל הובלה זה אתה עדיין יכול להשלים זאת על ידי קביעת תצורה ידנית של כלל ההובלה והגדרות הצפנת ההודעות ב- Office 365. ראשית, עליך להתחבר להחלפת PowerShell מקוון באמצעות הוראות בפוסט זה. לאחר מכן, הפעל את הפקודה הבאה כדי לעדכן את הגדרות הצפנת ההודעות של המשרד:

Set -irmconfiguration -decryptattachmentforencryptonly $ true

פקודה זו מגדירה את OME להצפין רק את הדוא”ל עצמו, ולא את הקבצים המצורפים הכלולים בדוא”ל. המשמעות היא שברגע שהמשתמש פענח את הדוא”ל על ידי כניסה או אימות זהותו, יש לו גישה מלאה לפתיחה, לערוך, להדפיס או להעביר את הקובץ המצורף כמו בכל דוא”ל אחר. אם אתה לא’t הפעל פקודה זו כאשר המשתמש מפענח את הדוא”ל, הקבצים המצורפים יישארו מוגנים וקוראים בלבד.

לאחר עדכון תצורת הקובץ המצורף תוכל ליצור את כלל ההובלה באמצעות הפקודה הבאה:

New -transportrule -name "הצפין מיילים רגישים יוצאים (Out of Box כלל)" -senttoscope notinorgrangization -applyRightsprotectionTemplate "הצפנה" -messageContainsDataclassivations@(@,@,@,@,@,@) -notifyserner "intileonly"

לאחר מכן תוכל להציג ולעדכן את כלל ההובלה מתוך מרכז הניהול המקוון של Exchange Amercy Andy You Want. אתה יכול גם להוסיף כל סוגי מידע רגישים בהתאמה אישית שאולי הגדרת את הדייר שלך לאותו כלל אם תרצה.

למרות שנראה שיש הסכמה כללית שהכלל הזה לא צריך’לא יתווסף או יופעל כברירת מחדל, כפי שציינתי קודם, יש לקחת בחשבון מעבר להצפנת דוא”ל נוסף כברירת מחדל, ואתה לא’לא צריך להגביל את היקף זה לסוג מידע רגיש בלבד. אתה יכול להחיל את תבנית ההצפנה על כל דוא”ל שתוכל לזהות באמצעות כלל הובלה מקוון Exchange.

לדוגמה, אתה יכול למקד תחומי נמענים ספציפיים:

או שאתה יכול להצפין הודעות באמצעות מחרוזת נושא ספציפית:

זו אחת הדרכים הרבות עבורך להחיל הצפנה באופן אוטומטי כדי להתאים בצורה הטובה ביותר לארגון שלך, ועדיף להגן על המשתמשים שלך מפני דליפות נתונים ולשפר את אבטחת המידע.